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Seit einem halben Jahr ist die neue Spesen-Lösung Yokoy an der UZH im Einsatz. Zahlreiche Führungsvorgesetzte sowie Mitarbeitende des administrativen Personals nutzen bereits aktiv die Anwendung. Auf Basis des Feedbacks dieser Pilot-Anwender wurden verschiedene Prozesse optimiert, ...
Der Bereich Finanzen ist in der «neuen Arbeitswelt» - ein Pilotprojekt der UZH - angekommen. Im Januar 2024 sind alle Mitarbeitenden der Abteilung Finanzen in das 2. Obergeschoss des Bürogebäudes West-Park im Zürcher Kreis 5 umgezogen.
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Seit der erfolgreichen Einführung von AVA (Antrag, Verwaltung, Administration) im April 2023 hat das Drittmittelmanagement über 7’000 Anträge und Mutationen bearbeitet und dabei wertvolle Erfahrungen mit den neuen Prüfprozessen gesammelt.
Im Hinblick auf das nahende Jahresende und die Aufgaben rund um den Jahresabschluss möchten wir Sie auch dieses Jahr auf die nachfolgenden Fristen und deren Einhaltung aufmerksam machen:
Die Annahme der Vorlage „Zusatzfinanzierung der AHV durch die Erhöhung der Mehrwertsteuer“ (Abstimmung vom 25. September 2022) durch die Schweizer Stimmberechtigten führt zu einer Erhöhung der MWST-Sätze per 01.01.2024.
Die Uhren werden umgestellt - ein Zeichen, dass auch der Jahresabschluss nicht mehr weit entfernt ist.
Haben Sie auch schon einen Auftrag für ein Gutachten oder eine andere Dienstleistung an eine externe Person vergeben? Sind Sie dabei auf die Frage gestossen, ob es sich im Fall einer natürlichen Person um eine selbständig erwerbende Person handeln könnte?
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Jetzt ist es so weit: Yokoy (die digitale Lösung für Spesen- und Kreditkartenabrechnungen) ist live und für die Firmenkarteninhabenden aktiv nutzbar.
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Demnächst ist es so weit: Die UZH führt «Yokoy» ein – die digitale Lösung für Spesen- und Kreditkartenabrechnungen. Bald ist Schluss mit dem aufwändigen Ausfüllen von Formularen und Aufbewahren physischer Belege!
Wir freuen uns sehr, Ihnen mitzuteilen, dass am 17. April 2023 ein neues Tool im Bereich Drittmittelmanagement eingeführt wird:
Haben Sie auch schon mal ein Spesenformular ausgefüllt? Sind Sie dabei auch beinahe verzweifelt?
In den letzten Wochen haben sich an der UZH Betrugsfälle im Zusammenhang mit PDF-Rechnungen gehäuft.
Im Hinblick auf das nahende Jahresende und die Aufgaben rund um den Jahresabschluss möchten wir Sie auch dieses Jahr auf die nachfolgenden Fristen und deren Einhaltung aufmerksam machen:
Das weltweite Geschehen hat uns auch dieses Jahr in Atem gehalten. Damit der Jahresabschluss für Sie nicht zu einem zusätzlichen Stressfaktor wird, möchten wir den Prozess hiermit anstossen und Sie frühzeitig auf den Terminplan (Merkblatt 2022) und die weiterführenden Informationen und Dokumente zum diesjährigen Jahresabschluss auf unserer Webseite aufmerksam machen.
The UZH Finance Globe is now available also in an english version.
Bei gewissen Geschäftsfällen (z.B. im Bereich Material und Logistik, Zentrale Informatik, SNF-/EU-Overhead oder Lunch-Checks) finden Sie in SAP Buchungen vor, die nicht mit einem gescannten Beleg verknüpft sind.
Wir freuen uns, Ihnen auch im Frühjarssemester wieder diverse Kurse im Bereich Finanzen anzubieten. Zu folgenden Themen finden Schulungen statt:
Das Finanzmanagement der UZH ist eine komplexe Themenwelt.
Um unsere Community im zunehmend von Informationsflut geprägten Alltag adressatengerecht und mit den für sie relevanten Informationen zu versorgen, haben wir ein neuartiges Informationskonzept geschaffen.
Die Fachstelle Zahlungsverkehr, bestehend aus den Teams Buchungszentrum und Bankmanagement, wurde in den letzten 1.5 Jahren von Nicole Jud direkt geleitet.
Im Hinblick auf das nahende Jahresende und die Aufgaben rund um den Jahresabschluss möchten wir Sie auch dieses Jahr auf die nachfolgenden Fristen und deren Einhaltung aufmerksam machen:
Wir freuen uns, Ihnen auch im Herbstsemester wieder diverse Kurse im Bereich Finanzen anzubieten. Zu folgenden Themen finden Schulungen statt:
Ferienzeit ist Stellvertretungszeit. Obwohl Sie im neuen KWF Ihre Belege auch auf mobilen Endgeräten bearbeiten und freigeben können, empfehlen wir Ihnen stattdessen eine Stellvertretung einzurichten und Ihre Ferien in vollen Zügen zu geniessen.
Die Nachfrage von internen wie externen Stellen nach statistischen Kennzahlen und Eckwerten der UZH erfreut sich seit vielen Jahren grosser Beliebtheit.
Um den in den letzten Jahren veränderten Rahmenbedingungen an der UZH gerecht zu werden, wurde das FHB im vergangenen Jahr revidiert und tritt per 1. Juni 2021 in seiner neuen Version in Kraft.
03.06.2021 - 11:00
Der Release für die Behebung der Performanceproblematik wurde erstellt, kann aufgrund des Freeze im Zusammenhang mit der Migration auf SAP S/4 HANA nicht vor Mitte Juli eingespielt werden.
Bei gewissen Geschäftsfällen (z.B. im Bereich Material und Logistik, Zentrale Informatik, SNF-/EU-Overhead oder Lunch-Checks) finden Sie in SAP Buchungen vor, die nicht mit einem gescannten Beleg verknüpft sind.
Aktuell bestehen im KWF erhebliche Probleme bei der Freigabe von Belegen.
Unterjährige Zusprachen aus zentralen universitären Mitteln an dezentrale Einheiten wurden an der UZH bisher unterschiedlich abgebildet. Künftig werden diese Geschäftsfälle einheitlich als Kostengutsprache mittels Ist-Umbuchung abgewickelt.
Wir freuen uns, Ihnen auch im Frühjahrssemester wieder diverse Kurse im Bereich Finanzen anzubieten. Zu folgenden Themen finden Schulungen statt:
Der Kreditorenworkflow (KWF) steht seit seiner gesamtuniversitären Einführung 2015/2016 erfolgreich im Einsatz und ermöglicht die zeitnahe elektronische Verarbeitung der jährlich rund 180'000 Belege. Um das System auch künftig erfolgreich betreiben zu können, wird im März 2021 eine neue Version der zugrundeliegenden Software eingeführt.
Nach der erneuten Home-Office-Weisung des Bundesrats vom 13.1.2021 und der entsprechenden Kommunikations seitens der Universitätsleitung am 14.1.2021 möchten wir Ihnen auf diesem Weg nochmals einige wichtige Punkte zu verschiedenen finanziellen Prozessen mitgeben:
Das Jahr ist schon fast vorbei, die Vorbereitungen zum Jahresabschluss sind in vollem Gang. Auch dieses Jahr möchten wir Sie auf die Bedeutung der korrekten Jahresrechnung und die damit verbundene Einhaltung der verschiedenen Fristen aufmerksam machen:
Am 2.11.2020 haben wir Sie über den diesjährigen Jahresabschluss informiert. Im Merkblatt wurde u.a. darauf hingewiesen, dass eine Alternative zur physischen Einreichung von Spesen- und Kreditkartenabrechnungen und von Abgrenzungsformularen erarbeitet wird.
Ein von unerwarteten Turbulenzen und Herausforderungen geprägtes Jahr neigt sich langsam dem Ende zu. Jährlich wiederkehrend und eine Konstante in den Finanzen ist hingegen der Jahresabschluss, auf den wir Sie an dieser Stelle - vorbereitend - gerne wieder aufmerksam machen.
Sie haben neue Drittmittel erhalten und wollen das vorgegebene Budget für Löhne, Materialien und Geräte sorgfältig und vorausschauend planen?
Wir freuen uns, Ihnen auch im Herbstsemester wieder ein breites Angebot an Kursen im Bereich Finanzen anzubieten. Zu folgenden Themen finden Schulungen statt:
Die Sommerferien stehen - trotz Coronavirus - kurz bevor. Wir möchten Sie daher auch in diesem Jahr daran erinnern, rechtzeitig eine Stellvertretung im KWF einzurichten, damit die reibungslose Rechnungsverarbeitung auch während Ihrer Abwesenheit sichergestellt ist.
In unserer FI-News vom 6.4.2020 («Massnahmen zur Abfederung der wirtschaftlichen Belastungen aufgrund von COVID-19») haben wir Sie darüber informiert, dass die UZH - der Aufforderung des Regierungsrats folgend - sämtliche Zahlungen an Kreditoren umgehend nach der finanziellen Freigabe auslösen und die Zahlungsfristen für sämtliche Kunden auf 120 Tage erstrecken wird.
Mit dem Entscheid der Universitätsleitung vom 24.04.2020, den Präsenbetrieb schrittweise wieder aufzunehmen, hat auch die Abteilung Finanzen verschiedene Etappen und Massnahmen definiert, um verstärkt wieder vor Ort präsent zu sein.
Die von der Politik getroffenen Massnahmen zur Eindämmung des Coronavirus führen in verschiedenen Branchen dazu, dass die wirtschaftliche Leistung nicht mehr oder nur noch eingeschränkt möglich ist.
Die Umstellung auf «Betrieb mit Minimalpräsenz» hat auch Implikationen auf einzelne finanzielle Prozesse.
Die Forschung ist mit immer komplexeren Modellen und Lösungen konfrontiert. Auch die Anforderungen an die administrative Betreuung und Abwicklung von Forschungsprojekten steigen aufgrund der zunehmend komplexen regulatorischen Massnahmen.
***Deutscher Text siehe unten***
The calculation tool for third party funded projects launched in 2019 has been much appreciated by UZH researchers and administrative staff.
Der bisherige Co-Leiter Zahlungsverkehr (ZV), Antoine Finck, hat die UZH per Ende Januar 2020 verlassen.
Wir freuen uns, Ihnen auch im Frühjahrssemester wieder ein breites Angebot an Kursen im Bereich Finanzen anzubieten. Zu folgenden Themen finden Schulungen statt:
Wir freuen uns, Ihnen auch in diesem Semester wieder ein breites Angebot an Kursen im Bereich Finanzen anzubieten. Zu folgenden Themen finden Schulungen statt:
Bei gewissen Geschäftsfällen (z.B. im Bereich Material und Logistik, Zentrale Informatik, SNF-/EU-Overhead oder Lunch-Checks) finden Sie im SAP Buchungen vor, die nicht mit einem gescannten Beleg verknüpft sind.
Kennen Sie das?
Die letzten Rechnungen wurden bezahlt, dei Projekte sind abgeschlossen, das Budget ausgeschöpft - überall herrscht freudige Hektik.
Per 1.1.2020 wird die Teamleitung des Drittmittelteams «Nationale Forschungsprojekte (NFP)» von Youssef Kanana an Dr. Birgit Dieckmann übergeben.
Der erste Advent ist bereits vorbei, die Jahresabschlussarbeiten laufen auf Hochtouren. Auch dieses Jahr möchten wir Sie auf die Bedeutung der korrekten Jahresrechnung und die damit verbundene Einhaltung von Fristen aufmerksam machen:
Im Hinblick auf das Geschäftsjahr 2020 möchten wir Sie schon jetzt gerne auf den neuen Periodenschliessungsplan aufmerksam machen.
Die erste Weihnachtsdekoration hängt bereits in den Schaufenstern - Zeit für die Vorbereitungen zum Jahresabschluss!
Die UZH ist bestrebt, ihren Lieferanten eine fristgerechte Zahlung ihrer Forderungen zu gewährleisten.
UZH Directory - Die Organisatiosstruktur wird sichtbar!
Mit Abschluss und als Ergebnis des Projekts «Einheitliche Verantwortungsstrukturen» steht ab sofort das UZH Directory zur Verfügung.
Nun ist es soweit: die UZH führt ein digitales Umbuchungssystem ein!
Als Folge zahlreicher Anfragen bezüglich der im Finanzhandbuch erwähnten Anhänge 1 und 2 sind die «Liste der Einheiten» sowie die «Liste der Einheiten mit erweiterter Ausgabenkompetenz»
Bei gewissen Geschäftsfällen (z.B. im Bereich Material und Logistik, Zentrale Informatik, SNF-/EU-Overhead oder Lunch-Checks) finden Sie im SAP Buchungen vor, die nicht mit einem gescannten Beleg verknüpft sind.
Der Sommer ist da - und mit ihm die Ferienzeit!
Lieferantenrechnungen treffen jedoch auch in der Urlaubszeit ein. Um eine reibungslose Rechnungsverarbeitung auch während Ihrer Abwesenheit sicherzustellen, möchten wir Sie daran erinnern, rechtzeitig eine Stellvertretung im KWF einzurichten.
Bald ist es soweit: die UZH führt elektronische Umbuchungen ein!
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung («E-Invoicing») an der UZH, über die wir Sie im November 2018 informiert haben, verzeichnet bereits deutliche Erfolge.
Die UZH verzeichnet seit Jahren ein erfreulich stetiges Wachstum in den Drittmittelvolumina. Neben exzellenter Forschung sind aber auch die Planung und Kalkulation von Drittmittelprojekten entscheidende Erfolgsfaktoren.
Seit Februar 2019 verschicken wir über den Abo-Service von SAP den neu gestalteten monatlichen Übersichtsbericht für Leitende von Verantwortungsbereichen und Einheiten.
Die Forschung ist mit immer komplexeren Modellen und Lösungen konfrontiert. Auch die Anforderungen an die administrative Betreuung und Abwicklung von Forschungsprojekten steigen aufgrund der zunehmend komplexen regulatorischen Massnahmen.
Mit der Umsetzung des Projekts «Einheitliche Verantwortungsstrukturen» wurden die Strukturen zwischen Finanzen und Personal bis auf Stufe Verantwortungsbereich (Profitcenter: Lehrstuhl/Fachstelle ZDU) harmonisiert.
Um den sich veränderenden Rahmenbedinungen und wachsenden Anforderungen gerecht zu werden, hat das «Betriebliche Rechnungswesen» in den vergangenen Jahren die Instrumente und Prozesse laufen optimiert. Um die Anforderungen und Bedürfnisse all' unserer Kunden auch in Zukunft vollumfänglich erfüllen zu können, sind nun weitere Schritte erforderlich.
Auch in diesem Semester bieten wir Ihnen wieder zahlreiche Kurse im Bereich Finanzen an. Es finden Schulungen zu folgenden Themen statt:
Ich hoffe, dass Sie gut ins neue Jahr gestartet sind und wünsche Ihnen alles Gute und viel Erfolg. Auch im neuen Jahr stehen wieder verschiedene finanzrelevante Termine an. Wir freuen uns, Sie künftig mit unserer "Finanzagenda" in Ihrer Planung zu unterstützen.
Im Hinblick auf das kommende Geschäftsjahr möchten wir Sie gerne auf den aktuellen Periodenschliessungsplan 2019 aufmerksam machen:
Ein zentraler Bestandteil der Jahresabschlussarbeiten ist die korrekte Jahresrechnung. Um diese zu gewährleisten, sind wir auch dieses Jahr auf Ihre tatkräftige Unterstützung angewiesen.
Die Uhren sind auf Winterzeit umgestellt, die Tage werden kürzer - wie jedes Jahr beginnen in dieser Zeit die Vorbereitungen für den bevorstehenden Jahresabschluss.
Die UZH macht einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung: «E-Invoicing», auch elektronische Rechnungsstellung genannt, entspricht einem wachsenden Bedürfnis.
Mit dem Budget-Kick Off vom 20. September 2018 wurde die Budgetierungsphase 2019 eingeleitet. Wir bitten Sie, in Ihrer Planung folgende Eingabephasen zu berücksichtigen:
Wir freuen uns, Sie an dieser Stelle auf die neuen Termine für unser Kursangebot aufmerksam zu machen. Im laufenden Semester bieten wir Ihnen Kurse in folgenden Bereichen an:
Neben dem Personalaufwand zählt der Betriebsaufwand zu den wesentlichen finanziellen Steuerungselementen. Im Jahr 2017 wurden in den Einheiten der UZH betriebliche Kosten in der Höhe von rund 380 CHF Mio. (Stufe BE 2) generiert.
Bei gewissen Geschäftsfällen (z.B. im Bereich Material und Logistik, Zentrale Informatik, SNF-/EU-Overhead oder Lunch-Checks) finden Sie im SAP Buchungen vor, die nicht mit einem gescannten Beleg verknüpft sind.
Sommerzeit ist Ferienzeit!
Lieferantenrechnungen treffen jedoch auch ein, wenn Sie im Urlaub weilen. Um den reibungslosen Ablauf der Rechnungsverarbeitung auch während Ihrer Abwesenheit sicherzustellen, möchten wir Sie daran erinnern, rechtzeitig eine Stellvertretung im KWF einzurichten.
Der Schweizer Zahlungsverkehr zählt zu den sichersten und schnellsten der Welt. Um diesen Status weiterhin aufrechtzuerhalten, wird der Schweizer Zahlungsverkehr auf Basis des sog. ISO 20022 - ein internationaler Standard im Zahlungsverkehr - angepasst.
Der «finanzielle Forecast» ist sowohl für die einzelnen Einheiten als auch für die UZH als gesamte Institution ein wichtiges unterjähriges Planungs- und Steuerungsinstrument.
Viele Mitarbeitende der UZH sind im Rahmen des täglichen Arbeitsprozesses (in der ein oder anderen Form) mit finanziellen Aufgaben betraut.
Sie wollen Ihren Zahlungsauftrag einfach und schnell erledigen? Dank unserem neuen Service können Sie Ihren Zahlungsauftrag umgehend und unkompliziert auslösen.
Ab dem 23. April steht Ihnen auf dem Geschäftsportal unsere neue Online-Lösung zur Verfügung.
Die Forschung ist mit immer komplexeren Modellen und Lösungen konfrontiert. Daneben steigen auch die Anforderungen an die administrative Betreuung und Abwicklung von Forschungsprojekten aufgrund der zunehmend komplexen regulatorischen Massnahmen.
Wir freuen uns, Sie an dieser Stelle auf die neuen Termine für unser Kursangebot aufmerksam zu machen. Im laufenden Semester bieten wir Ihnen Kurse in folgenden Bereichen an:
Mit Beginn des Budgetierungsprozesses 2018 sind die Sozialleistungen des wissenschaftlichen und des administrativ-technischen Personals (WP und ATP) in die Budgetverantwortung der Einheiten verschoben worden.
Online-Shopping ist allgegenwärtig und gewinnt nicht nur im Privatleben bei vielen Konsumenten zunehmend an Bedeutung.
Zum Jahresbeginn wünscht Ihnen die Abteilung Finanzen alles Gute und ein spannendes und erfolgreiches 2018!
Auch in diesem Jahr sind zahlreiche Initiativen und Projekte geplant, mit denen wir unsere Dienstleistungen weiter verbessern möchten.
Im Hinblick auf das kommende Geschäftsjahr möchten wir Sie gerne auf den aktuellen Periodenschliessungsplan 2018 aufmerksam machen.
Damit wir Ihre Umbuchungsaufträge betreffend das Budget 2017 rechtzeitig bearbeiten können, bitten wir Sie, diese bis spätestens am Freitag, 12. Januar 2018 beim Betrieblichen Rechnungswesen einzureichen.
Bitte stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen, die das Jahr 2017 betreffen, rechtzeitig zur Zahlung freigegeben werden.
Die Ablehnung der Vorlage „Altersvorsorge 2020“durch die Schweizer Stimmberechtigten führt zu einer Senkung der MWST-Sätze per 01.01.2018.
Details zu den Jahresabschlussarbeiten 2017 veröffentlicht.
Bitte beachten Sie, dass die folgenden Personen heute via Email eine Aufforderung betreffend IKS-Berichterstattung 2017 erhalten haben:
Für die Nutzenden von Business-Kreditkarten stehen zwei überarbeitete Merkblätter zur Verfügung:
Mit dem Budget-Kick-Off vom 21. September 2017 wurde die Budgetierungsphase 2018 eingeleitet.
Seitens der Einheiten wurde vielfach der Wunsch geäussert, die initiale Budgeteingabe der Stellen unterjährig verändern zu können. Wir freuen uns, dass wir Ihnen neu eine entsprechende Lösung anbieten können.
Erhalten Sie von Ihren Lieferanten PDF-Rechnungen per E-Mail und verschicken diese dann ausgedruckt an den zentralen Rechnungseingang?
Die Universitätsleitung hat an ihrer Sitzung vom 28. Februar 2017 beschlossen das Finanzhandbuch (FHB) der UZH an einigen Stellen anzupassen.
Es ist möglich, dass Sie im SAP Buchungen vorfinden, die nicht mit einem eingescannten Beleg dokumentiert sind.
Die Universitätsleitung hat in ihrer Sitzung vom 14. März den Saldovortrag vom Kalenderjahr 2016 auf das Kalenderjahr 2017 für die Fakultäten genehmigt.
Der SNF hat genaue Vorgaben betreffend der Abrechnung von Nutzungskosten für hochschulinterne Infrastrukturen ausgearbeitet.
Sie kennen jemanden, der Rechnungen finanziell freigibt und wöchentlich ein hohes Volumen bearbeitet?
Für die Finanzierung von strategisch wichtigen Vorhaben und Projekten verfügt die Universitätsleitung über eine sogenannte «Strategische Reserve». Diese Mittel (aktuell 13 Mio. CHF p.a.) können via Dekanat → Prorektorat bei der Universitätsleitung beantragt werden. In ihrer Sitzung vom 14.07.2016 hat die Universitätsleitung Neuerungen in der Handhabung der «Strategischen Reserve» für eine Pilotphase von zwei Jahren gutgeheissen.
Der Bundesrat hat am 16. November 2016 die Änderung des Beitragsreglements der Kommission für Technologie und Innovation (KTI) genehmigt. Sie wurde auf den 1. Januar 2017 in Kraft gesetzt.
Das aktuelle Berichtswesen im SAP setzt Kenntnisse im System voraus und bedingt teilweise aufwendige Nachbereitung des abgefragten Zahlenmaterials. Der neue Service «Berichts-Abo» soll hier Abhilfe schaffen.
Welche Institute und Bereiche sind Einheiten im Sinne des Finanzhandbuchs (FHB)? Wie sieht die aktuelle finanzielle Führungsstruktur der UZH aus? Welche Projekte gibt es in meinem Verantwortungsbereich? Wer ist der formelle Prüfer meiner Kostenstelle im Kreditorenworkflow (KWF)?
Bisher stand diese Funktion nur im SAP GUI zur Verfügung. Neu können die Berichte auch aus dem Webportal gedruckt werden.
Die Fachstelle untersteht neu der Leitung von Frau Nicole Flury.
Die Universitätsleitung hat in ihrer Sitzung vom 28. April den Saldovortrag vom Kalenderjahr 2015 auf das Kalenderjahr 2016 für die Fakultäten genehmigt.
Die Finanzen der UZH sind nach drei verschiedenen Funktionsbereichen (Finanzierungsarten) aufgegliedert.
Es freut uns sehr, dass die Universitätsleitung beschlossen hat die Verteilung des Overheads aus Forschungsförderungsprogrammen (aktuell SNF/EU/NIH) zu vereinheitlichen und zu vereinfachen.
Ab sofort bieten wir das deutsche Spesenformular in einer Mac- und einer Windows-Version an.
Ab dem 12. Dezember 2015 ersetzt die inForm-Datenbank das SAP-Meldeformular sowie das Ministammformular.
Bitte beachten Sie, dass alle Versicherungen der UZH mit den Versicherungsdiensten des Kantons Zürich abgesprochen werden müssen.
Bitte benützen Sie ab sofort das neue Formular «Zahlungsauftrag». Dieses ist nur für spezifische Geschäftsfälle vorgesehen.
Möchten Sie einen Kongress oder eine Tagung mit Gebühren organisieren? Auf unserer Website finden Sie Informationen zur finanziellen Verwaltung dieser Einnahmen.
Bitte beachten Sie die neue Verbuchung von Tranchenzahlungen an externe Partner in SNF-Projekten über Konto 360500.
