Korrekte Ausstellung von Lieferantenrechnungen

Der Roll-out des Kreditorenworkflow (KWF) ist seit Ende April 2016 in allen Fakultäten abgeschlossen. Für Ihre Mithilfe und Kooperation während der Schulungs- und Übergangsphase bedanken wir uns herzlich bei Ihnen.

Damit die Gesetzeskonformität aller Rechnungen sichergestellt werden bzw. die Bearbeitung noch effizienter erfolgen kann, sind wir auf die Mithilfe aller administrativen Supportstellen angewiesen. Leider erhalten wir nach wie vor  vereinzelte Rechnungen, welche aus folgenden Gründen nicht korrekt ausgestellt bzw. aufbereitet sind:

  • Die Rechnungsadresse enthält nicht „Universität Zürich“(resp. „université, „university“,…).

Empfehlung: Informieren Sie bitte Ihre Lieferanten, dass die korrekte Rechnungsadresse „Universität Zürich, zentraler Rechnungseingang, Ihr Vorname / Name, Hirschengraben 60, 8001 Zürich“ lautet.

  • Die Rechnungsadresse wurde überklebt.

Empfehlung: überkleben Sie die Rechnungsadresse inskünftig bitte nicht mehr, und schicken Sie die Rechnung bei dezentralem Rechnungseingang per internen Post an „Universität Zürich, zentraler Rechnungseingang, Hirschengraben 60, 8001 Zürich“.

  • Die Referenzangaben (Mail-Adresse Vorname.Name@uzh.ch, PSP-Element, Kostenstelle) fehlen.

Empfehlung: informieren Sie bitte den Lieferanten, dass diese Angaben zu einer schnelleren Begleichung der Rechnung führen. Sie können irgendwo auf der Rechnung erfasst werden, bei fehlender Ausstellung auch nachträglich mit einem Kleber.

Diese Rechnungen wurden im Rahmen einer Übergangsphase akzeptiert und vom Team Zahlungsverkehr bearbeitet. Mit dieser Information möchten wir Sie darauf aufmerksam machen, dass ab dem 31. Juli 2016 sämtliche, nicht korrekt erstellten oder aufbereiteten Rechnungen unbearbeitet retourniert werden müssen. Im Einzelfall behalten wir uns vor, schon vorgängig eine Rechnung zurückzuweisen.

Weitere Informationen für die Lieferanten oder Hilfe bei Unklarheiten finden Sie hier oder über unser Ticketsystem (Unterkategorie "FI-Kreditorenworkflow (KWF)" auswählen).

Die korrekte und vollständige Referenzangabe ist das zentrale Element, um sowohl einen reibungslosen Ablauf im Workflow sowie eine fristgerechte Zahlung sicherzustellen. Besten Dank für Ihr Verständnis und Ihre Mithilfe!